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Desafíos de la Integración de Sistemas en Instituciones Públicas

La integración de sistemas es un desafío recurrente en las instituciones públicas debido a la heterogeneidad de sus sistemas heredados y a la necesidad de conectar nuevas tecnologías con estas infraestructuras existentes.

¿Por qué es tan complejo integrar sistemas en instituciones públicas?

Sistemas heredados: Muchas instituciones públicas cuentan con sistemas antiguos y obsoletos que no fueron diseñados para comunicarse entre sí.

Diferentes tecnologías: La variedad de tecnologías utilizadas en diferentes áreas de una institución puede dificultar la interoperabilidad.

Falta de estándares: La ausencia de estándares comunes para el intercambio de datos y la comunicación entre sistemas complica la integración.

Complejidad organizacional: Las estructuras organizacionales complejas y las múltiples dependencias pueden ralentizar los procesos de integración.

¿Cuáles son las principales consecuencias de una mala integración de sistemas?

Duplicidad de datos: La falta de integración puede llevar a la duplicación de datos, lo que aumenta los costos de almacenamiento y mantenimiento.

Inconsistencias de datos: Los datos pueden ser inconsistentes entre diferentes sistemas, lo que dificulta la toma de decisiones basada en datos.

Ineficiencia: La falta de integración puede generar procesos manuales y redundantes, lo que reduce la eficiencia.

Riesgos para la seguridad: Los sistemas aislados pueden ser más vulnerables a los ataques cibernéticos.

Estrategias para abordar el desafío de la integración de sistemas

Arquitectura de servicios orientados a microservicios: Dividir los sistemas en servicios más pequeños y autónomos que pueden ser desarrollados y desplegados de forma independiente.

API (Interfaces de Programación de Aplicaciones): Utilizar API para permitir que diferentes sistemas se comuniquen entre sí de manera estándar.

Bus de servicio empresarial (ESB): Implementar un ESB para conectar diferentes sistemas y facilitar el flujo de datos entre ellos.

Integración de datos: Crear una capa de integración de datos para consolidar los datos de diferentes fuentes y proporcionar una vista unificada.

Adopción de estándares: Adoptar estándares abiertos y reconocidos por la industria para facilitar la interoperabilidad.

Gestión del cambio: Implementar un plan de gestión del cambio para minimizar el impacto de la integración en las operaciones diarias.

Casos prácticos

Plataformas de gobierno abierto: Estas plataformas permiten a los ciudadanos acceder a datos gubernamentales de manera fácil y transparente, lo que requiere la integración de múltiples sistemas de información.

Historias clínicas electrónicas: La implementación de historias clínicas electrónicas implica la integración de sistemas de información hospitalaria, de atención primaria y de laboratorios.

Sistemas de gestión de recursos humanos: La integración de sistemas de gestión de recursos humanos permite automatizar procesos como la nómina, la evaluación del desempeño y la gestión de beneficios.

Desafíos adicionales y consideraciones

Costos: La integración de sistemas puede ser un proceso costoso y que requiere mucho tiempo.

Complejidad técnica: La integración de sistemas heterogéneos puede ser técnicamente compleja y requerir conocimientos especializados.

Resistencia al cambio: Los empleados pueden resistirse a los cambios que implica la integración de sistemas.

En resumen, la integración de sistemas es un desafío complejo pero fundamental para modernizar las instituciones públicas. Al adoptar las estrategias adecuadas y abordar los desafíos de manera proactiva, las instituciones pueden mejorar la eficiencia, la eficacia y la transparencia de sus operaciones.


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• Preguntas Frecuentes •

Se entiende por institución todo tipo de organización social, ya sea pública o privada, creada con la finalidad de cumplir un objetivo dentro de la comunidad y cuyo funcionamiento está orientado a normas y estructuras dentro de las cuales cada miembro cuenta con una misión o trabajo a cumplir para alcanzar las metas propuestas de forma general.

Al desglosar el término “institución”, que deriva de la palabra en latín “institutio” se destaca que está conformado por el prefijo “in” el cual hace referencia a penetración; en tanto que “statuere” significa colocar, mientras que “ion” indica actividades de acción y efecto.

Siguiendo este orden de ideas, al hablar de una institución se engloban diferentes forma de organismos que pueden ser creados mediante documentos, leyes o incluso por medio de decretos, siendo ejemplo de ello las formales como lo es un gobierno o una universidad.

Por otro lado, están aquellas denominas instituciones naturales, que se originan como parte de su propia dinámica, tal es el caso de una familia dentro de la cual cada miembro tiene un rol y se rige por una serie de normas que se derivan de la naturaleza humana y la transmisión de las costumbres de una generación a otra. Sin embargo, al igual que en las instituciones formales, se deben respetar jerarquías y normas.

En su estructura, se define como un organismo público o privado creado para desempeñar una determinada labor cultural, científica, política o social.

Las instituciones son sistemas de índole social y cooperativa creadas bajo imposiciones legales, que procuran ordenar y normalizar el comportamiento de un grupo de individuos (que puede ser de toda una sociedad).

Las instituciones trascienden las voluntades individuales, al identificarse con la imposición de un propósito considerado como un bien social, es decir, que vendría siendo algo “normal” para ese grupo. Su mecanismo de funcionamiento varía ampliamente en cada caso, aunque se destaca la elaboración de numerosas reglas o normas que suelen ser poco flexibles y amoldables.


Tomando en consideración la distinción entre instituciones formales y naturales, es necesario partir de un principio sumamente amplio que es base para entender el hecho de que toda institución se fundamente en una congregación humana, la cual sigue determinados intereses comunes y en función de ello encamina sus acciones en conjunto a fin de alcanzar su propósito.

Estas pueden ser clasificadas en función de criterios políticos, jurídicos, económicos, laborales, científicas, educativas, artísticas y más. Para plantear más claramente los tipos de instituciones, se establece la clasificación de ellas de la siguiente manera:

» FORMA DE INSTITUCIÓN «
Las instituciones de acuerdo con la forma de cómo se encuentran organizados sus miembros, pueden ser formales o informales.

• FORMALES
Son aquellas que se corresponden a normativas jurídicas establecidas dentro de la ley, cumplen con ciertos protocolos y garantizan el resguardo de sus miembros, así como todas aquellas personas que mantienen relaciones con este tipo de institución.

Están respaldadas por la fuerza legítima del Estado, siendo creadas y mantenidas por la política y deben contar con cierto grado de aceptación por parte de la sociedad para que puedan cumplir con sus objetivos, tanto a mediano como a largo plazo.

• INFORMALES
Son aquellas que están basadas en las normas culturales de una sociedad, las cuales se trasmiten y crean en función de la familia y la educación; además de todos aquellos elementos que conforman las creencias, lenguaje y hábitos de convivencia entre los seres humanos.

Sus reglas son informales, con menos integrantes que las formales, y cuyos fines no siempre cuentan con una explicación escrita o definida. Sin embargo, son cumplidos como parte de una institución.

» INSTITUCIONES POLÍTICAS «
Las instituciones políticas se encargan del ordenamiento de una sociedad a diferentes escalas, como es el caso de regionales, nacionales e internacionales. Como parte de ellas encontramos los gobiernos, partidos políticos y organizaciones internacionales, siendo ejemplo la OEA, ONU y muchas otras.

» INSTITUCIONES JURÍDICAS «
Se trata de organizaciones o entes sociales que cuentan con una compleja estructura interna, dentro de la cual cada miembro cumple un determinado orden jerárquico y sigue una serie de directrices en función de la ley.

Son creadas con apego a lo establecido en la ley y se basan en la protección de los derechos, además del establecimiento de las obligaciones de todos los ciudadanos de una nación.

Por otro lado, este tipo de institución se encarga de arbitrar las relaciones de las personas, en aquellos casos en que se presente algún conflicto entre las partes.

» INSTITUCIONES LEGISLATIVAS «
En este caso se puede hablar de Organismos del Estado, ya que de estas instituciones emanan las leyes y normativas que ayudan a garantizar el orden social y se haga ejercicio de los derechos de cada uno de los ciudadanos dentro de su territorio.

» INSTITUCIONES ECONÓMICAS «
Estas organizaciones son creadas con la finalidad de producir bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la población y cubrir con su trabajo todas las demandas, tanto a nivel nacional como internacional.

Se trata de instituciones que regulan las relaciones económicas de todos los actores sociales aunque no estén normalizadas; siendo ejemplo de ellas los comercios, corporaciones, sociedades económicas y más.

» INSTITUCIONES LABORALES «
Relacionadas con muchas de las otras instituciones se encuentran las laborales, dentro de las cuales los seres humanos desarrollan su trabajo o prestación de servicios a cambio de una remuneración económica.

La existencia de este tipo de instituciones permite la defensa de los intereses tanto de trabajadores como de empresas, regulando a través de ellas la relación laboral y defendiendo de forma legal sus derechos y obligaciones en caso de entrar en conflicto.

» INSTITUCIONES EDUCATIVAS O ACADÉMICAS «
Son las organizaciones que se crean con la finalidad de impartir conocimientos o lograr el aprendizaje de los ciudadanos en edad escolar dentro del país.
Su objetivo es que los sujetos que puedan incrementar sus destrezas y habilidades, para asegurarse una preparación que les sirva para optar a un puesto laboral en el futuro, el cual sea base de su sustento económico.

» INSTITUCIONES CIENTÍFICAS «
Son reconocidas como aquellas que están dedicadas al descubrimiento de nuevas ideas y recursos, para facilitarles la vida a los seres humanos.
Sus aportes científicos permiten resolver problemas y encontrar mecanismos a través de los cuales se puedan llevar a cabo mejoras dentro de diferentes ámbitos como es el caso de la salud, industria, comercio, tecnología, agricultura, ganadería y otros.

» INSTITUCIONES ARTÍSTICAS «
En este tipo de instituciones se apoya la exaltación del espíritu creativo y sensible de los seres humanos, para que desarrollen sus dotes artísticas ya sea dentro de las pintura, escritura, música, danza, escultura o como parte de cualquier otra manifestación propia de su intelecto personal.

» INSTITUCIONES RELIGIOSAS «
Están referidas a todas las organizaciones comunitarias que tienen como objetivo la vivencia y transmisión de su fe, bien será proselitista o no. Se encuentran bajo esta categoría la iglesia católica, las instituciones islámicas, luteranas o cualquier otra similar.

Existen diferentes tipos de instituciones considerando la labor, función e interacción con la ciudadanía. Podemos considerar las siguientes denominaciones: Instituciones legislativas, jurídicas, económicas, educativas, privadas, públicas y/o gubernamentales, financieras y científicas.


Los organismos del Estado están representados por el Ejecutivo, Legislativo y Judicial, instituciones que funcionan como dirigentes del destino de una nación y avalan sus relaciones diplomáticas.

Por su parte, al hablar de entidades gubernamentales se trata de instituciones del Estado cuya administración está en manos de los dirigentes de turno en el gobierno, como por ejemplo una universidad o un ministerio, pero en general se trata de tres términos estrechamente asociados.

La administración pública hace uso de los organismos del Estado para realizar sus funciones, por ello la institución es inseparable de lo que representa una entidad jurídica y forma parte del marco legal dentro del cual alcanza sus objetivos. Asimismo, las entidades gubernamentales siguen siendo de carácter público, pues se encuentran al servicio de todos sus ciudadanos.


Las instituciones públicas se fortalecen mediante misiones que buscan contribuir con su desarrollo y permiten consolidarlas como entidades democráticas, para garantizar con esto el cumplimiento de los derechos fundamentales de todos los ciudadanos de una nación.

Para lograr este fortalecimiento se fundamentan en el logro de objetivos y la ejecución de actividades orientadas a la investigación y monitoreo de las políticas seguidas por su gobierno, que conllevan a la generación de propuestas a través de las cuales se afianzan los lazos de cooperación entre el Estado y el público en general, representado en este caso por la sociedad civil.

Con esto se promueven debates dentro de los cuales surgen propuestas para orientar el rumbo de estas instituciones públicas, a fin de obtener el cabal cumplimiento de sus principios y normas, vistos como obligaciones por parte de los órganos estatales.

Una institución pública se fortalece siguiendo una serie de objetivos que buscan mejorar en todo momento su operatividad como ente gubernamental, similares a los siguientes:

• Orientando su sistema institucional, a fin de que cumpla con los principios constitucionales y democráticos para garantizar los derechos fundamentales de sus ciudadanos.

• Sometiendo a debate público todas aquellas reformas que buscan mejorar el funcionamiento de su gobierno; en cada uno de sus ámbitos operativos como son: legislativo, administrativo y judicial; además de establecer pautas a seguir por parte de los organismos de control u entes reguladores de su gestión.

• Ampliando los canales de comunicación institucional, permitiendo prácticas deliberativas y participativas que involucren a todos los ciudadanos de una nación en el manejo de la cosa pública.

• Implementando políticas transparentes que fortalezcan el control y procuren la rendición de cuentas cada cierto tiempo.


Las instituciones públicas son propiedad del Estado, por lo cual poseen diferentes fuentes de financiamiento. Por un lado, obtienen recursos mediante la recaudación tributaria, pero además cuentan con otras formas de ingresos que les permiten mantenerse operativas y prestar sus servicios a los ciudadanos.

Siguiendo este orden de ideas, se puede decir que una institución pública obtiene financiamiento de entidades oficiales y créditos que son distribuidos por el gobierno, tanto a nivel local como regional.

Otra fuente de ingresos está representada por las donaciones y transferencias que son efectuadas por organismos internaciones u otras instituciones, pero a la vez es posible que estos organismos del Estado se autofinancien, algo que es usual y logran como parte de la cancelación de ciertas tarifas por la prestación de sus servicios.

El financiamiento de una institución pública depende de su naturaleza y el tipo de servicio que presta a la colectividad, pero en líneas generales todas ellas cuentan con recursos suministrados por su gobierno, mercado financiero y autofinanciamiento o beneficios propios.


Las instituciones públicas son organismos encargados de prestar un servicio a la comunidad, su gestión debe estar apegada a las normativas establecidas mediante las leyes y sus reglamentos, por ello difieren en cada nación en el mundo.

Su funcionamiento está orientado de acuerdo con su naturaleza o finalidad, pues pueden ser culturales, educativas, políticas, sociales, científicas o tener cualquier otro objetivo, pero todos ellos apuntan a la prestación de un servicio a los ciudadanos de su territorio.

Todos los procesos y gestiones realizadas por las instituciones públicas son vigilados por el gobierno de su nación, para garantizar que se cumplan las leyes y se protejan los derechos de cada usuario que solicita sus servicios.

No obstante, cada una de estas organizaciones cuenta con reglamentos internos que deben seguirse como parte de su gestión administrativa y en ellos se establece claramente cómo es su funcionamiento, la forma mediante la cual obtendrán sus ingresos y las pautas a seguir para atender al público en general.
Pasos a seguir para trabajar en instituciones públicas

Muchos ciudadanos buscan empleo dentro de las instituciones públicas, para ello deben seguir una serie de pasos que les permitan optar a un cargo, lo que varía en función de cada nación en el mundo.

Para trabajar en instituciones públicas usualmente se realizan convocatorias nacionales a través de las cuales se ofertan determinados puestos, tanto técnicos como profesionales, de modo que los ciudadanos que desean postularse deben seguir determinados pasos, tales como los que se indican a continuación:

• Se inicia el proceso con la apertura y divulgación de los cargos públicos que se encuentran vacantes, especificando quiénes pueden optar a los mismos en función de su preparación profesional.

• La propuesta es publicada en la página web de cada institución, además de poder ser dada a conocer mediante otros medios de comunicación social.

• Se establece en la convocatoria que la selección es realizada en función de méritos, lo cual hace referencia a que serán elegidos los candidatos que cuenten con la preparación más idónea y experiencia laboral necesaria para desempeñar adecuadamente las funciones inherentes al cargo que están aspirando.

• Todos los ciudadanos interesados realizan su inscripción en la convocatoria, tomando en consideración los requisitos solicitados y la oferta laboral, a fin de determinar si son aptos para el puesto o no.

• Durante este registro el candidato aspirante al cargo ingresa todos los documentos que avalan sus estudios y títulos obtenidos, además de comprobantes de trabajos anteriores, tanto en el sector público como privado.

• Las instituciones públicas que están ofertando los cargos comienzan su gestión para verificar los datos ingresados por cada aspirante y seleccionan un grupo de ellos que serán sometidos a prueba a fin de escoger el idóneo para cada cargo.


Para mejorar los servicios y brindar acceso al público en general, estas entidades necesitan contar con elementos básicos como los que se mencionan a continuación:

• Un sistema de divulgación que llegue a todos los ciudadanos de su nación, de manera que les brinde la información pertinente sobre sus programas y lo que necesitan para poder ingresar a ellos.

• El pago de ciertas tarifas que ayuden a la mejora de los servicios ofrecidos, siempre y cuando sean módicas y accesibles para el presupuesto de cualquier tipo de ciudadano.

• Fomentar la participación del público en general con programas, beneficios y ofertas tentadoras para captar la atención de los usuarios.

• Garantizar la continuidad y solvencia económica de las instituciones públicas ante los cambios de gobierno, permitiendo que sigan prestando sus servicios sin importar la ideología política de turno.

Las instituciones públicas necesitan reducir sus cargas burocráticas y administrativas para poder promover su desarrollo, manteniendo en todo momento un alto grado de transparencia, responsabilidad e integridad; con la finalidad de que incremente su productividad y se refuerce su competencia dentro del mercado, especialmente ante las instituciones privadas.

Se debe promover la creación de instituciones que sean cada vez más eficaces para que aumenten la calidad de los servicios prestados, que estos sean variados y le ofrezcan a los ciudadanos ofertas tentadoras de empleo, a fin de que cuenten con mayor número de profesionales calificados para dar atención a su funcionamiento,

Estas instituciones también deben apoyarse en organizaciones como las ONG para trabajar en conjunto creando programas que las encamine a alcanzar el éxito y que cada día su funcionamiento sea de mayor calidad, satisfaciendo cabalmente las necesidades de todos los ciudadanos de su territorio.



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